Als creatief bureau zijn we altijd bezig om, in opdracht van een ander, met creatieve ideeën te komen. Daarbij zijn wij ook verantwoordelijk voor de budgettering en planning. Het is dus belangrijk dat we goed omgaan met de beschikbare tijd, middelen én de human energy van ons team.

Bij Dutch Portfolio zijn we in de loop der jaren uitgekomen op één belangrijke basisregel. We ronden om vijf uur de dag af. Waar veel creatieve bureaus tot in de late uurtjes doorwerken om deadlines af te tikken, sluiten wij vrijwel altijd om 17.00 uur de computers af. Om je werkweek zo af te kunnen bakenen heb je de juiste mindset en een duidelijke agenda nodig.

Het werkritme snappen is een belangrijk onderdeel van onze aanpak. Bij Dutch Portfolio maken we bijvoorbeeld onderscheid tussen managers en makers. Waar de dag van een manager is opgedeeld in korte blokken, hebben de makers (ons creatieve team) hele dagdelen aan één stuk nodig om geconcentreerd te werken. Bekijk deze video, dan snap je wat we bedoelen.

We houden daarom het creatieve team uit de wind, door geen meetings in te plannen die hun workflow onderbreken. En de belangrijke meetings of presentaties? Die plannen we rondom natuurlijke onderbrekingen van de dag, zoals de lunch of aan het begin of eind van de dag.

Elke creatief bij Dutch Portfolio kent zijn of haar eigen werkritme en weet wat er nodig is om in de flow te komen. Koffie bij binnenkomst of liever een goede decaf. Luisteren naar de radio (wij zijn fan van StuBru!) of met de koptelefoon ongestoord werken. Thuis werken of op de studio, een wandeling of energizer in de middag. Iedereen heeft de ruimte om zijn of haar dag optimaal in te delen.

Wij plannen de agenda’s in op basis van deze persoonlijke werkritmes en voorkeuren. We weten wanneer ons team piekt. In de ochtend, middag, maandag vroeg of halverwege de week. En dat plannen doen we in grote blokken. Deep Work in de ochtend, overige taken na de lunch (leestip: Eat that frog).

Iedereen is zelf verantwoordelijk voor een goed agendabeheer. Wij werken met Google Calendar. Hierin is het voor het team inzichtelijk wat de individuele prioriteiten zijn en waar er nog ruimte is. Een ander groot voordeel is dat de agenda’s visueel zijn. Daardoor is de beschikbare tijd ‘eindig’. Komen er belangrijke werkzaamheden tussendoor? Dan zien wij gelijk wat er opschuift en welke impact dit heeft op de planning.

  
Elke maandagochtend starten we samen uitgebreid de week. Naast het (digitaal) delen van screenshots met de hoogtepunten van afgelopen week, nemen we het projectoverzicht door. Dit is een simpel overzicht van alle projecten en planningen die het team zelf up to date houdt. Zo zijn we constant op de hoogte van wat er moet gebeuren. Daarnaast sluit iedereen individueel de week af met een wekelijkse review. Hierbij blik je terug op de afgelopen werkweek en plan je de aankomende week alvast in.

De globale planning houden onze managers in de gaten. In overleg met de creatief wordt er voorafgaand aan een project een haalbaar proces, een goede begroting, en een realistische planning opgesteld. De werkblokken in de agenda staan gelijk aan de besproken begroting. 

Met een realistische planning en een agenda op basis van het persoonlijke werkritme, zijn we al een heel eind. Er is nog één factor waar we rekening mee moeten houden: de tijd uit het oog verliezen.

Bij de term ‘time tracking’ gaan bij de gemiddelde creatief de haren recht overeind staan. Maar dit is wel de airbag die nodig is. Wij laten tijdens het werk een timer lopen en ontvangen automatisch een melding als we op 25, 50 en 75 procent van het project zitten. Hierdoor glipt de tijd niet ongemerkt door onze vingers. Wanneer een deadline halen onrealistisch blijkt, kunnen we tijdig de planning wijzigen.

Time tracking heeft nog een extra voordeel: hierdoor leer je nog beter je eigen werkritme en proces kennen. Door te leren hoe lang we gemiddeld met bepaalde taken bezig zijn, kunnen we nog realistischer plannen.

Onze routines zorgen ervoor dat we onnodige stress kunnen voorkomen. Wij willen een gezonde werkomgeving creëren en iedere vorm van stress voorkomen. Het doel is om in een creatieve flow te werken en onszelf inhoudelijk uit te dagen, waardoor we elke dag met een voldaan gevoel de computers uit kunnen zetten.

Nieuwsgierig wat we voor jouw organisatie kunnen doen?
Neem contact op met Maria!